Jurídico 

Política de proteção de dados e segurança de dados

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Declaração e propósito da política

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UMA.  A DPMonks Finance Ltd (o Empregador) está empenhada em garantir que todos os dados pessoais tratados por nós serão processados de acordo com os padrões legalmente compatíveis de proteção e segurança de dados.

B.  Confirmamos para os fins das leis de proteção de dados, que o Empregador é um controlador de dados dos dados pessoais relacionados ao seu emprego. Isso significa que determinamos as finalidades para as quais e a maneira pela qual seus dados pessoais são processados.

C.  O objetivo desta política é nos ajudar a alcançar nossos objetivos de proteção e segurança de dados por meio de:

1.  notificar nossa equipe sobre os tipos de informações pessoais que podemos ter sobre eles, nossos clientes, fornecedores e outros terceiros e o que fazemos com essas informações;

2.  definindo as regras sobre proteção de dados e as condições legais que devem ser satisfeitas quando coletamos, recebemos, tratamos, processamos, transferimos e armazenamos dados pessoais e garantindo que os funcionários entendam nossas regras e os padrões legais; e

3.  esclarecer as responsabilidades e deveres do pessoal em matéria de proteção e segurança de dados.

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D.  Esta é apenas uma declaração de política e não faz parte do seu contrato de trabalho. Podemos alterar esta política a qualquer momento, a nosso critério absoluto.

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E.  Para efeitos desta política:

1.  Dados de registros criminais significam informações sobre as condenações e ofensas criminais de um indivíduo e informações relacionadas a alegações e processos criminais.

2.  Leis de proteção de dados significa todas as leis aplicáveis relacionadas ao processamento de Dados Pessoais, incluindo, durante o período em que estiver em vigor, o Regulamento Geral de Proteção de Dados do Reino Unido.

3.  Titular dos dados significa o indivíduo a quem os dados pessoais se referem.

4.  Dados pessoais significa qualquer informação relacionada a um indivíduo que possa ser identificado a partir dessa informação.

5.  Processamento significa qualquer uso que seja feito de dados, incluindo coleta, armazenamento, alteração, divulgação ou destruição.

6.  Categorias especiais de dados pessoais significam informações sobre a origem racial ou étnica de um indivíduo, opiniões políticas, crenças religiosas ou filosóficas, filiação sindical, saúde, vida sexual ou orientação sexual e dados biométricos.

Princípios de proteção de dados

1.   Os funcionários cujo trabalho envolva o uso de dados pessoais relacionados a Funcionários ou outros devem cumprir esta política e os seguintes princípios de proteção de dados que exigem que as informações pessoais sejam:

uma.  processados de forma legal, justa e transparente. Devemos sempre ter uma base legal para processar dados pessoais, conforme estabelecido nas leis de proteção de dados. Os dados pessoais podem ser processados conforme necessário para executar um contrato com o titular dos dados, para cumprir uma obrigação legal da qual o controlador de dados seja sujeito ou para o interesse legítimo do controlador de dados ou da parte a quem os dados são divulgados. O titular dos dados deve ser informado sobre quem controla as informações (nós), a(s) finalidade(s) para as quais estamos processando as informações e a quem elas podem ser divulgadas.

b.  coletadas apenas para propósitos específicos, explícitos e legítimos. Os dados pessoais não devem ser coletados para um propósito e depois usados para outro. Se quisermos alterar a forma como usamos os dados pessoais, devemos primeiro informar o titular dos dados.

c.  processado apenas quando for adequado, relevante e limitado ao necessário para os fins de processamento. Apenas coletaremos dados pessoais na medida necessária para o propósito específico notificado ao titular dos dados.

d.  precisas e o Contratante toma todas as medidas razoáveis para garantir que as informações imprecisas sejam corrigidas ou excluídas sem demora. As verificações dos dados pessoais serão feitas no momento da coleta e as verificações regulares devem ser feitas posteriormente. Faremos esforços razoáveis para retificar ou apagar informações imprecisas.

e.  mantidos apenas pelo período necessário para o processamento. As informações não serão mantidas por mais tempo do que o necessário e tomaremos todas as medidas razoáveis para excluir as informações quando não precisarmos mais delas. Para obter orientação sobre por quanto tempo determinadas informações devem ser mantidas, entre em contato com o Diretor de Proteção de Dados ou solicite uma cópia de nossa política de retenção de dados.

f.  seguro, e as medidas apropriadas são adotadas pelo Empregador para garantir como tal.

Quem é responsável pela proteção e segurança de dados?

2.   Manter padrões adequados de proteção e segurança de dados é uma tarefa coletiva compartilhada entre nós e você. Esta política e as regras nela contidas se aplicam a todos os funcionários do Empregador, independentemente da antiguidade, cargo e horário de trabalho, incluindo todos os funcionários, diretores e executivos, consultores e contratados, funcionários ocasionais ou temporários, estagiários, trabalhadores a domicílio e funcionários a prazo fixo e quaisquer voluntários (Funcionários).

3.   Dúvidas sobre esta política, ou pedidos de mais informações, devem ser dirigidas ao Encarregado de Proteção de Dados.

4.   Todos os Funcionários têm a responsabilidade pessoal de garantir o cumprimento desta política, de tratar todos os dados pessoais de forma consistente com os princípios aqui estabelecidos e de garantir que sejam tomadas medidas para proteger a segurança dos dados. Os gerentes têm responsabilidade especial por liderar pelo exemplo e monitorar e fazer cumprir a conformidade. O Encarregado de Proteção de Dados deve ser notificado se esta política não tiver sido seguida, ou se houver suspeita de que esta política não foi seguida, assim que for razoavelmente praticável.

5.   Qualquer violação desta política será levada a sério e pode resultar em ação disciplinar, incluindo demissão. Violações significativas ou deliberadas, como acessar dados pessoais de funcionários ou clientes sem autorização ou um motivo legítimo para fazê-lo, podem constituir má conduta grave e podem levar à demissão sem aviso prévio.

Quais dados pessoais e atividades são cobertos por esta política?

6.   Esta política abrange dados pessoais:

uma.  que se refere a um indivíduo vivo natural que pode ser identificado a partir dessa informação isoladamente ou lendo-a em conjunto com outras informações que possuímos;

b.  é armazenado eletronicamente ou em papel em um sistema de arquivamento;

c.  sob a forma de declarações de opinião e de factos;

d.  que se relaciona com a Equipe (presente, passado ou futuro) ou com qualquer outro indivíduo cujos dados pessoais lidamos ou controlamos;

e.  que obtemos, nos é fornecido, que mantemos ou armazenamos, organizamos, divulgamos ou transferimos, alteramos, recuperamos, usamos, manuseamos, processamos, transportamos ou destruímos.

7.   Estes dados pessoais estão sujeitos às garantias legais estabelecidas nas leis de proteção de dados.

Que dados pessoais processamos sobre o Staff?

8.   Recolhemos dados pessoais sobre si que:

uma.  você fornece ou coletamos antes ou durante seu emprego ou envolvimento conosco;

b.  é fornecido por terceiros, como referências ou informações de fornecedores ou outra parte com quem fazemos negócios; ou

c.  é de domínio público.

9.   Os tipos de dados pessoais que podemos coletar, armazenar e usar sobre você incluem registros relacionados ao seu:

uma.  endereço residencial, detalhes de contato e detalhes de contato de seus parentes mais próximos;

b.  recrutamento (incluindo o seu formulário de candidatura ou curriculum vitae, referências recebidas e detalhes das suas qualificações);

c.  registros de pagamento, número de seguro nacional e detalhes de impostos e quaisquer benefícios de emprego, como pensão e seguro de saúde (incluindo detalhes de quaisquer reivindicações feitas);

d.  uso de telefone, e-mail, internet, fax ou mensagens instantâneas;

e.  Detalhes de mídia social;

f.  desempenho e quaisquer questões disciplinares, queixas, reclamações ou preocupações nas quais você esteja envolvido.

Dados pessoais sensíveis

10.      Podemos, de tempos em tempos, precisar processar informações pessoais confidenciais (às vezes chamadas de 'categorias especiais de dados pessoais').

11.      Só processaremos informações pessoais confidenciais se:

uma.  temos uma base legal para fazê-lo, por exemplo, é necessário para a execução do contrato de trabalho; e

b.  aplica-se uma das seguintes condições especiais para o processamento de informações pessoais:

eu.  o titular dos dados deu o seu consentimento explícito.

ii.  o processamento for necessário para fins de exercício dos direitos ou obrigações trabalhistas da Empresa ou do titular dos dados.

iii.  o tratamento é necessário para proteger os interesses vitais do titular dos dados e o titular dos dados é fisicamente incapaz de dar o seu consentimento.

4.  o tratamento diz respeito a dados pessoais que são manifestamente tornados públicos pelo titular dos dados.

v.  o processamento for necessário para o estabelecimento, exercício ou defesa ou reivindicações legais; ou

vi.  o processamento for necessário por motivos de interesse público substancial.

12.      Antes de processar qualquer informação pessoal sensível, a Equipe deve notificar o Encarregado de Proteção de Dados sobre o processamento proposto, para que o Encarregado de Proteção de Dados avalie se o processamento está em conformidade com os critérios mencionados acima.

13.      As informações pessoais confidenciais não serão processadas até que a avaliação acima tenha sido realizada e o indivíduo tenha sido devidamente informado sobre a natureza do processamento, os fins para os quais está sendo realizado e a base legal para isso.

14.      Nosso aviso de privacidade define o tipo de informações pessoais confidenciais que processamos, para que são usadas e a base legal para o processamento.

Informações sobre registros criminais

15.      As informações de registros criminais serão processadas de acordo com nossa Política de Informações de Registros Criminais.

Como usamos seus dados pessoais

16.      Informaremos os motivos do processamento de seus dados pessoais, como usamos essas informações e a base legal para o processamento em nosso aviso de privacidade. Não processaremos informações pessoais da equipe por qualquer outro motivo.

17.      Em geral, usaremos as informações para realizar nossos negócios, administrar seu emprego ou compromisso e lidar com quaisquer problemas ou preocupações que você possa ter, incluindo, mas não limitado a:

uma.  Listas de endereços de funcionários: para compilar e distribuir listas de endereços residenciais e detalhes de contato, para contatá-lo fora do horário de trabalho.

b.  Registros de doença: manter um registro de sua ausência por doença e cópias de quaisquer atestados médicos ou outros documentos fornecidos a nós em relação à sua saúde, para informar seus colegas e outras pessoas que você está ausente por doença, conforme razoavelmente necessário para gerenciar sua ausência, para lidar com ausências por doença inaceitavelmente altas ou suspeitas, para informar os revisores para fins de avaliação do seu nível de ausência por doença, para publicar detalhes anônimos e agregados internamente dos níveis de ausência por doença.

c.  Monitoramento de sistemas de TI: para monitorar seu uso de e-mails, internet, telefone e fax, computador ou outras comunicações ou recursos de TI.

d.  Assuntos disciplinares, de reclamação ou legais: em conexão com qualquer assunto ou processo disciplinar, de reclamação, legal, regulatório ou de conformidade que possa envolver você.

e.  Avaliações de desempenho: para realizar avaliações de desempenho.

f.  Monitorização da Igualdade de Oportunidades: realizar a monitorização para efeitos de igualdade de oportunidades e publicar informação agregada e anónima sobre a repartição do quadro de pessoal do Empregador.

g.  Também podemos usar seus dados pessoais para .

Precisão e relevância

18.      Vamos:

uma.  assegurar que os dados pessoais tratados estão atualizados, exatos, adequados, relevantes e não excessivos, atendendo à finalidade para a qual foram recolhidos.

b.  não processar dados pessoais obtidos para uma finalidade para qualquer outra finalidade, a menos que você concorde com isso ou espere razoavelmente por isso.

19.      Se você considerar que qualquer informação mantida sobre você é imprecisa ou desatualizada, você deve informar o Encarregado de Proteção de Dados. Se eles concordarem que as informações são imprecisas ou desatualizadas, eles as corrigirão imediatamente. Se eles não concordarem com a correção, eles anotarão seus comentários.

Armazenamento e retenção

20.      Os dados pessoais (e informações pessoais confidenciais) serão mantidos em segurança de acordo com nossa Política de Segurança da Informação.  

21.      Os períodos pelos quais mantemos dados pessoais estão contidos em nossos avisos de privacidade.

Direitos individuais

22.      Você tem os seguintes direitos em relação aos seus dados pessoais.

23.      Solicitações de acesso do assunto:

uma.  Você tem o direito de fazer uma solicitação de acesso ao assunto. Se você fizer uma solicitação de acesso por assunto, informaremos:

eu.  se seus dados pessoais são ou não processados e, em caso afirmativo, por que, as categorias de dados pessoais em questão e a fonte dos dados, caso não sejam coletados de você;

ii.  a quem seus dados pessoais são ou podem ser divulgados, inclusive para destinatários fora do Reino Unido ou do Espaço Econômico Europeu (EEE) e as salvaguardas que se aplicam a tais transferências;

iii.  por quanto tempo seus dados pessoais são armazenados (ou como esse período é decidido);

4.  seus direitos de retificação ou exclusão de dados, ou de restringir ou se opor ao processamento;

v.  seu direito ao direito de reclamar ao Comissário de Informações se você achar que não cumprimos seus direitos de proteção de dados; e

vi.  se realizamos ou não a tomada de decisão automatizada e a lógica envolvida em tal tomada de decisão.

b.  Forneceremos a você uma cópia dos dados pessoais em processamento. Isso normalmente será em formato eletrônico se você tiver feito uma solicitação eletronicamente, a menos que você concorde de outra forma.

c.  Para fazer uma solicitação de acesso por assunto, entre em contato conosco em support.Wix.com.

d.  Talvez seja necessário solicitar um comprovante de identificação antes que sua solicitação possa ser processada. Avisaremos se precisarmos verificar sua identidade e os documentos necessários.

e.  Normalmente, responderemos à sua solicitação dentro de 28 dias a partir da data em que sua solicitação for recebida. Em alguns casos, por exemplo, quando há uma grande quantidade de dados pessoais sendo processados, podemos responder dentro de 3 meses a partir da data de recebimento da sua solicitação. Se este for o caso, escreveremos para você dentro de 28 dias após o recebimento de sua solicitação original.

f.  Se o seu pedido for manifestamente infundado ou excessivo, não somos obrigados a cumpri-lo.

24.      Outros direitos:

uma.  Você tem vários outros direitos em relação aos seus dados pessoais. Você pode exigir que:

eu.  retificar dados imprecisos;

ii.  interromper o processamento ou apagar dados que não sejam mais necessários para fins de processamento;

iii.  interromper o processamento ou apagar dados se seus interesses substituirem nossos fundamentos legítimos para o processamento dos dados (onde confiamos em nossos interesses legítimos como motivo para o processamento de dados);

4.  interromper o processamento de dados por um período se os dados forem imprecisos ou se houver uma disputa sobre se seus interesses prevalecem ou não sobre os motivos legítimos do Empregador para processar os dados.

b.  Para solicitar que executemos qualquer uma dessas etapas, envie a solicitação para support.Wix.com.

Segurança de dados

25.      Usaremos medidas técnicas e organizacionais apropriadas para manter os dados pessoais seguros e, em particular, para proteger contra processamento não autorizado ou ilegal e contra perda, destruição ou dano acidental.

26.      Manter a segurança dos dados significa garantir que:

uma.  somente pessoas autorizadas a usar as informações podem acessá-las;

b.  sempre que possível, os dados pessoais são pseudonimizados ou criptografados;

c.  as informações são precisas e adequadas à finalidade para a qual são processadas; e

d.  pessoas autorizadas podem acessar informações se precisarem para fins autorizados.

27.      Por lei, devemos usar procedimentos e tecnologia para proteger as informações pessoais durante todo o período em que as mantemos ou controlamos, desde a obtenção até a destruição das informações.

28.      As informações pessoais não devem ser transferidas a qualquer pessoa para processamento (por exemplo, durante a execução de serviços para nós ou em nosso nome), a menos que essa pessoa tenha concordado em cumprir nossos procedimentos de segurança de dados ou estejamos convencidos de que existem outras medidas adequadas.

29.      Os procedimentos de segurança incluem:

uma.  Qualquer mesa ou armário contendo informações confidenciais deve ser mantido trancado.

b.  Os computadores devem ser bloqueados com uma senha forte que é alterada regularmente ou desligados quando são deixados sem vigilância e deve-se usar discrição ao visualizar informações pessoais em

um monitor para garantir que não seja visível para outras pessoas.

c.  Os dados armazenados em CDs ou cartões de memória devem ser criptografados ou protegidos por senha e bloqueados com segurança quando não estiverem sendo usados.

d.  O Encarregado de Proteção de Dados deve aprovar qualquer nuvem usada para armazenar dados.

e.  Os dados nunca devem ser salvos diretamente em dispositivos móveis, como laptops, tablets ou smartphones.

f.  Todos os servidores que contenham dados pessoais confidenciais devem ser aprovados e protegidos por software de segurança.

g.  Os servidores que contêm dados pessoais devem ser mantidos em local seguro, longe do espaço geral do escritório.

h.  Os dados devem ser regularmente copiados de acordo com o procedimento de backup do Empregador.

30.      Precauções Telefônicas. Cuidado especial deve ser tomado pela equipe que lida com consultas telefônicas para evitar divulgações inadequadas. Em particular:

uma.  a identidade de qualquer telefonema deve ser verificada antes que qualquer informação pessoal seja divulgada;

b.  se a identidade do chamador não puder ser verificada satisfatoriamente, ele deverá ser solicitado a fazer sua consulta por escrito;

c.  não permita que os chamadores o intimidem a divulgar informações. Em caso de qualquer problema ou incerteza, contacte o Encarregado de Proteção de Dados.

31.      Métodos de eliminação. As cópias de informações pessoais, seja em papel ou em qualquer dispositivo de armazenamento físico, devem ser destruídas fisicamente quando não forem mais necessárias. Documentos em papel devem ser triturados e CDs ou cartões de memória ou similares devem ser permanentemente ilegíveis.

Avaliações de impacto de dados

32.      Alguns dos processamentos que o Contratante realiza podem resultar em riscos à privacidade.

33.      Quando o processamento resultar em alto risco para os direitos e liberdades do Pessoal, o Contratante realizará uma avaliação de impacto na proteção de dados para determinar a necessidade e a proporcionalidade do processamento. Isso incluirá considerar os propósitos para os quais a atividade é realizada, os riscos para os indivíduos e as medidas que podem ser implementadas para mitigar esses riscos.

Violações de dados

34.      Se descobrirmos que houve uma violação de dados pessoais da equipe que represente um risco para os direitos e liberdades dos indivíduos, informaremos ao Comissário de Informações dentro de 72 horas após a descoberta.

35.      Registraremos todas as violações de dados, independentemente de seu efeito, de acordo com nossa política de resposta à violação.

36.      Se a violação puder resultar em um alto risco para seus direitos e liberdades, informaremos aos indivíduos afetados que houve uma violação e forneceremos mais informações sobre suas prováveis consequências e as medidas de mitigação que foram tomadas.

Transferências internacionais de dados

37.      Durante a realização de nossos negócios, podemos precisar transferir suas informações pessoais para um país fora do Reino Unido ou da Área Econômica Europeia (EEE), inclusive para qualquer empresa do grupo ou para outra pessoa com quem tenhamos uma relação comercial.

38.      Seus dados pessoais só serão transferidos para um país fora do Reino Unido ou EEE se houver proteções adequadas em vigor. Para garantir que seus dados pessoais recebam um nível adequado de proteção, implementamos procedimentos apropriados com os terceiros com os quais compartilhamos seus dados pessoais para garantir que seus dados pessoais sejam tratados por esses terceiros de maneira consistente e que respeita a lei de proteção de dados.

39.      Se pretender saber mais sobre as transferências internacionais dos seus dados pessoais, pode contactar o Encarregado da Proteção de Dados.

Responsabilidades individuais

40.      Os funcionários são responsáveis por ajudar o Empregador a manter seus dados pessoais atualizados.

41.      Os funcionários devem informar o Empregador se os dados pessoais fornecidos ao Empregador forem alterados, por exemplo, se você mudar de casa ou alterar seus dados bancários.

42.      Você pode ter acesso aos dados pessoais de outros membros da equipe e de nossos clientes no decorrer de seu emprego. Quando este for o caso, o Empregador conta com os membros da Equipe para ajudar a cumprir suas obrigações de proteção de dados para com a Equipe e os clientes.

43.      As pessoas que têm acesso a dados pessoais são obrigadas a:

uma.  acessar apenas dados pessoais que tenham autoridade para acessar e apenas para fins autorizados;

b.  não divulgar dados pessoais, exceto para indivíduos (dentro ou fora do Contratante) que tenham a devida autorização;

c.  para manter os dados pessoais seguros (por exemplo, cumprindo as regras de acesso às instalações, acesso ao computador, incluindo proteção por senha e armazenamento seguro e destruição de arquivos);

d.  não remover dados pessoais, ou dispositivos que contenham ou que possam ser usados para acessar dados pessoais, das instalações do Contratante sem adotar medidas de segurança apropriadas (como criptografia ou proteção por senha) para proteger os dados e o dispositivo; e

e.  não armazenar dados pessoais em unidades locais ou em dispositivos pessoais usados para fins de trabalho.

Treinamento

44.      Forneceremos treinamento a todos os indivíduos sobre suas responsabilidades de proteção de dados como parte do processo de indução e em intervalos regulares a partir de então.

45.      Indivíduos cujas funções exigem acesso regular a dados pessoais, ou que são responsáveis por implementar esta política ou responder a solicitações de acesso de sujeitos sob esta política, receberão treinamento adicional para ajudá-los a entender seus deveres e como cumpri-los.